Posted by tutik on August 10th, 2009 under Uncategorized  •  No Comments

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM, INFORMASI dan MANAJEMEN

Banyak pada ahli yang telah mendefinisikan istilah Sistem Informasi Mtutik-pasphotoanajemen (SIM). Mereka mempunyai cara pandang sendiri dalam mengartikannya. Istilah Sistem Informasi Manajemen sampai saat ini terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi.

A. SISTEM

A.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Edhy Sutanta, 2003:4). Sistem merupakan suatu kesatuan hal-hal tertentu yang secara keseluruhan membentuk sesuatu keseluruhan yang menyatu.

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  1. Mempunyai komponen

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem.

2. Mempunyai batas

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan scope tinjauan terhadap sistem.

3. Mempunyai lingkungan

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin bahkan mungkin ditiadakan.

4. Mempunyai penghubung (interface) antar komponen

Penghubung merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen.

5. Mempunyai masukan

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

6. Mempunyai pengolahan

Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masulam agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

7. Mempunyai keluaran

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

8. Mempunyai sasaran dan tujuan

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi / hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang cukup panjang. Dalam hal ini sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.

9. Mempunyai kendali

Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya.

10. Mempunyai umpan balik

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

Keterkaitan antar komponen dan karakteristik suatu sistem ditunjukkan dalam gambar di bawah ini :

Subsistem 1 Subsistem 2

Subsistem n Subsistem 3

Control

Objectives

Output

Input

Process

Goal

Feedback

Gambar 1 Keterkaitan antar komponen dan karakteristik suatu sistem

Dalam gambar tersebut, suatu sistem berkaitan dengan subsitem lainnya dihubungkan dengan subsistem lainnya dihubungkan oleh penghubung (interface), membentuk satu kesatuan guna mencapai sasaran dan pada akhirnya diharapkan akan mencapai tujuan. Suatu subsistem bisa memuat komponen masukan, proses dan keluaran yang dikendalikan berdasarkan umpan balik. Dalam suatu sistem, subsistem 1 bisa juga berperan sebagai masukan bagi subsistem 2 yang berperan sebagai proses.

Untuk memahami uraian tentang sistem, dapat lebih dijelaskan dengan contoh di bawah ini :

SISTEM

ELEMEN / SUB SISTEM

SASARAN

TUJUAN

Pendidikan

Sekolah, guru, siswa, kurikulum, penilaian dan sebagainya

Pencapaian prestasi peserta didik

Masa depan yang lebih baik

Komputer

CPU, keyboard, monitor, mouse dan sebagainya

Terselesaikan laporan tepat waktu

Pelaksanaan kerja lebih efisien

Administrasi

Buku-buku, komputer, manusia dan sebagainya

Laporan operasi, laporan kegiatan perusahaan

Kemajuan perusahaan

Ekonomi

Lembaga ekonomi, lembaga sosial, lembaga politik dan sebagainya

Memperlancar produksi, distribusi dan konsumsi

Meningkatkan kesejahteraan masyarakat

A.2. Jenis Sistem

Tinjauan tentang suatu sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu :

1. Sistem deterministik dan probalistik

Sistem deterministik adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti. Bila seseorang memiliki uraian keadaan sistem pada saat tertentu beserta uraian operasinya, maka keadaan sistem selanjutnya dapat disebutkan tepat tanpa kesalahan.

Contoh : Program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

Sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan jalannya sistem.

Contoh : sistem persediaan barang, kebutuhan rata-rata, waktu untuk memulihkan dapat didefinisikan, namun nilai tepat sesaat tidak dapat diketahui.

2. Sistem fisis dan sistem abstrak.

Sistem fisis adalah sistem yang komponennya berupa benda nyata yang dapat dilihat atau dijamah oleh tangan manusia.

Contoh : Sistem perangkat keras komputer yang terdiri dari CPU, keyboard, monitor dan lainnya.

Sistem abstrak adalah sistem yang komponennya tidak dapat dijamah atau dilihat oleh tangan manusia.

Contoh : Sistem operasi komputer

3. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

Sistem terbuka merupakan sistem yang tingkah lakunya dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

Dalam kenyataannya hampir tidak ada suatu sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada adalah sistem yang relatif tertutup, yaitu sistem yang relatif tidak dipengaruhi oleh lingkungannya.

Contoh : Sistem aplikasi komputer, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi di luar sistem. Namun sistem aplikasi komputer akan berhenti apabila daya listrik ke komputer mengalami gangguan.

4. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaaanya terjadi secara alamiah tanpa campur tangan manusia .

Contoh : sistem tata surya, sistem pencernaan

Sistem buatan manusia adalah sistem sebagai hasil kerja manusia.

Contoh : sistem komputer, sistem pendidikan

B. INFORMASI

B.1. Pengertian Data dan Informasi

Data dapat diartikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakainya. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Karenanya suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identifikasi pegawai, catatan transaksi penjualan dan lain-lain.

Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan divisi, rekapitulasi penjualan, laporan persediaan dan lain-lain.

Hubungan data dengan informasi adalah seperti bahan baku yang diolah menjadi barang jadi. Transformasi data menjadi menjadi informasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Data

Gambar 2 Tranformasi data menjadi informasi

Istilah data dan informasi sering kali tukar pemakaiannya. Namun ada perbedaan yang mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi, Informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data.

Menurut Gordon D Davis informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri, yaitu :

  1. Benar atau salah

Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.

  1. Baru

Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

  1. Korektif

Informasi dapat menjadi suatu koreksi atau informasi salah atau palsu sebelumnya.

  1. Penegas

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

B.1. Fungsi Informasi

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, yaitu :

  1. Menambah pengetahuan

Adanya informasi dapat menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

  1. Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

  1. Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik,sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

  1. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil terarah.

  1. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.

B.3. Nilai Informasi

Menurut Gordon B Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Berdasarkan informasi-informasi itu, maka seseorang pimpinan dapat mengambil keputusan secara lebih baik. Contoh : keputusan yang diambil tanpa menggunakan informasi yang sempurna adalah meningkatkan jumlah produksi pada tahun mendatang. Namun ternyata pada kenyataannya tidak ada kenaikan kebutuhan di pasar. Akibatnya perusahaan justru mengalami kerugian. Kalau pengambil keputusan memperhatikan dengan benar tentang informasi maka hal tersebut tidak akan terjadi.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Ada sepuluh sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu :

  1. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi mempunyai nilai lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.

  1. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara fisik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.

  1. Ketelitian

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat karena akan menyebabkan kesalahan pengambilan keputusan Informasi yang akurat dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi memuat data yang valid, baik tipe, bentuk maupun format datanya. Hal ini memerlukan adanya proses validasi setiap data yang diinputkan ke dalam basis data. Proses validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data diiputkan, sehingga basis data terhindar dari data yang tidak benar. Data yang salah akan menghasilkan informasi hasil olahan yang salah pula. Dalam sistem informasi, sampah data akan menghasilkan sampah pula (garbage in garbage out)

  1. Kecocokan dengan pengguna

Informasi mempunyai nilai lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

  1. Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlamat diterima atau usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. Informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada dukungan sisten informasi yang mampu mengolah data secara tepat.

  1. Kejelasan

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

  1. Fleksibelitas

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh pimpinan pada saat pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk dan format tampilan informasi.

  1. Dapat dibuktikan

Nilai informasi akan semakin tinggi apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenaranya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

  1. Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. Kesalahan tersebut dapat terjadi akibat kesalahan data dan prosedur pengolahan. Informasi dapat menimbulkan keraguan yang tidak wajar.

  1. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data sumber yang digunakan.

B.4. Mutu Informasi

Mutu informasi adalah paduan sifat-sifat informasi yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pengguna informasi. Suatu informasi bisa mempunyai perbedaan mutu, ada yang baik dan ada yang buruk. Perbedaan mutu informasi disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Pada umumnya kesalahan informasi merupakan masalah yanhg lebih sulit diatasi karena tidak mudah menyesuaikannya dibandingkan jika hanya terjadi penyimpangan informasi. Menurut Gordon B Davis, kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

  1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat

  2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar

  3. Hilang/tidak terolahnya sebagian data

  4. Pemeriksaan/pencatatan yang salah

  5. Dokumen induk yang salah

  6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal kesalahan program komputer)

  7. Kesalahan yang dilakukan secara sengaja

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut :

  1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan

  2. Pemeriksaan internal dan eksternal

  3. Penambahan batas ketelitian data

  4. Instruksi dari pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan kedua cara terakhir . Kedua cara terakhir berusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pemeriksaan dalam konteks ini dapat dianggap menambahkan nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya banyak kesalahan. Prosedur pengendalian dan pemeriksanaan tidak cenderung mempengaruhi bias maupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran dan pengumpulan data.

C. MANAJEMEN

C.1. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah kemampuan yang dimiliki oleh seseorang (manajer) untuk menggerakkan seseorang (sekelompok orang) dan mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Manajemen dapat diartikan juga sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan.

C.2.Tujuan Manajemen

Tujuan merupakan sesuatu yang hendak dicapai oleh setiap manusia, begitu pula halnya dengan manajemen, bahwa keberadaan manajemen memiliki tujuan tertentu. Adapun tujuan manajemen adalah:

    1. Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

    2. Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil atau antara input dengan output.

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen mengambil dua bidang sasaran, yaitu:

  1. Sumber daya manusia (human resource), bentuk kegiatannya berupa: memimpin, memotivasi, menjuruskan, menertibkan orang-orang agar aktivitasnya dapat merupakan indikator dicapainya tujuan.

  2. Fasilitas (non human resource), bentuk kegiatannya berupa upaya untuk menghimpun dan mengendalikan alat, benda, ruang, waktu, dan metode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Selanjutnya, manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pemegang kemudi organisasi menggunakan alat-alat yaitu: a) man power, b) method, c) machine, d) material, dan e) money.

C.3. Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pejabat manajemen, baik pejabat manajemen pada tingkat atas, tingkat menengah, ataupun tingkat bawah terlepas dari organisasi besar atau kecil. Jadi fungsi itu merupakan kegiatan yang pasti dilakukan dalam keadaan apa saja, dan oleh siapa saja yang mempunyai predikat manajer.

Adapun fungsi manajemen meliputi :

  1. Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah rangkaian kegiatan pemikiran dan penentuan terhadap hal-hal yang perlu dilaksanakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

  1. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian adalah rangkaian kegiatan penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Atau serangkaian kegiatan untuk membentuk struktur organisasi.

  1. Pembimbingan (directing)

Pembimbingan adalah serangkaian kegiatan untuk memerintah, mendidik, mengarahkan dan memberi motivasi kepada orang-orang dalam organisasi, agar dapat mengelola alat perlengkapan dan atau fasilitas yang ada dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

  1. Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah serangkaian kegiatan, untuk mengontrol pelaksanaan kegiatan, agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

  1. Penilaian (evaluating)

Penilaian adalah serangkaian kegiatan untuk menilai dari hasil-hasil yang telah dicapai oleh usaha atau input yang telah dikeluarkan untuk mencapai hasil yang seharusnya dicapai, dengan rencana yang telah disusun.

Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen, yaitu :

  1. Perencanaan dan pengendalian operasional

Tingkat ini merupakan kegiatan manajemen pada tingkat paling rendah

  1. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen

Tingkat ini merupakan kegiatan manajemen pada tingkat menengah

  1. Perencanaan strategis

Tingkat ini merupakan kegiatan manajemen pada tingkat paling atas

C.4. Keahlian Manajemen

Hello world!

Posted by tutik on April 15th, 2009 under Uncategorized  •  1 Comment

Welcome to STAFF FKIP UNS. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!